O que reunir antes de encaminhar os clientes em atraso para um escritório de cobrança: checklist de documentos, prazos e informações que decidem se a carteira vale a pena (arts. 700 e 784 do CPC, art. 206 do Código Civil e art. 15 da Lei 5.474/1968)

Antes de encaminhar os clientes em atraso para um escritório de cobrança, reúna oito blocos por cliente: quem deve, o documento de origem com o comprovante de entrega, o saldo conferido, o histórico da cobrança, as garantias, a data limite, o que já corre contra o devedor e a formalização. É o que define a via e o prazo.

A Prisma Uniformes, uma confecção fictícia, vende para 60 empresas com boleto a 45 dias e fechou o mês com 22 clientes em atraso, R$ 310 mil no total. Metade das notas fiscais não tem canhoto assinado, três são de 2021, um cliente pediu recuperação judicial e outro fechou as portas sem avisar. O sócio decidiu parar de cobrar sozinho e chegou à primeira conversa com um escritório levando uma pasta compartilhada chamada inadimplentes, com notas fiscais em PDF, prints de conversas e uma planilha de duas colunas: nome e valor. A pergunta dele é sempre a mesma. O que o escritório vai pedir? A resposta útil é outra: o que a empresa precisa ter em mãos antes de qualquer contrato de honorários, porque é esse inventário que decide a via de cobrança de cada cliente, o prazo que ainda resta e se a carteira compensa. Uma escola fictícia com mensalidades atrasadas chega ao mesmo ponto, com contratos padronizados e boletos no lugar das notas fiscais e dos canhotos.

A conta do credor pesa numa economia de inadimplência recorde. Segundo o Indicador de Inadimplência das Empresas da Serasa Experian, o Brasil fechou junho de 2026 com 9,1 milhões de CNPJs inadimplentes, o maior número da série histórica, R$ 232,9 bilhões em dívidas negativadas e média de 7,3 contas em atraso por empresa. Com 7,3 contas em atraso por devedor, o credor que chega com a carteira organizada, documento certo, valor conferido e prazo mapeado, é o que entra primeiro na fila de pagamento e na fila de penhora; o que chega com uma pasta de notas sem canhoto gasta os primeiros meses reconstruindo a prova, e a prova envelhece junto com o devedor. Este guia mostra os oito blocos do inventário, a tabela que cruza documento, prova, prazo e lugar onde o papel costuma estar na empresa, por que a cópia digitalizada basta e o original continua guardado, como conferir o valor, o que do histórico de cobrança interessa, quanto tempo resta para cada tipo de dívida, a triagem que diz se a carteira vale a pena, as colunas da planilha, o que a Lei Geral de Proteção de Dados exige e o que não deve sair da empresa, o que o gestor assina e o que pede de volta, o passo a passo, os erros mais caros e o checklist final.

O que o escritório de cobrança pede no primeiro dia?

O escritório de cobrança pede, no primeiro dia, o inventário da carteira, e não a pasta inteira de cada cliente. Inventário, aqui, quer dizer oito blocos de informação por cliente em atraso. Cada bloco responde a uma pergunta que decide alguma coisa: contra quem se cobra, com qual documento, de quanto é a dívida, o que já foi tentado, quem mais responde, até quando dá para cobrar, o que já corre contra o devedor e sob qual formalização o trabalho começa. Quem chega com os oito blocos encurta em semanas o início da cobrança e descobre, ainda antes de assinar honorários, quais clientes não valem uma ação.

1. Quem deve: CNPJ ou CPF, razão social e nome fantasia, endereço, e-mail e telefone indicados no contrato ou no cadastro, quadro societário, administradores, matriz e filiais. É para o contato do contrato que vão a notificação e, depois, a citação.
2. De onde vem a dívida: contrato, proposta ou pedido, nota fiscal, comprovante de entrega ou de execução do serviço, duplicata, boletos, cheques, notas promissórias e confissões de dívida. É o bloco que decide se a cobrança será execução, ação monitória ou ação de cobrança.
3. Quanto: valor original de cada título, vencimento, pagamentos parciais com data, devoluções, abatimentos, créditos do cliente e os encargos previstos no contrato, com a data do cálculo.
4. O que já foi feito: mensagens e e-mails exportados, notificações com prova de entrega, propostas, respostas do devedor, reconhecimentos de dívida por escrito, protestos lavrados, negativações vigentes e acordos anteriores.
5. Quem garante: aval, fiança com outorga do cônjuge, garantia real, cheques de terceiros e seguro de crédito, com os instrumentos originais localizados.
6. Até quando dá para cobrar: a data limite de cada título, calculada a partir do documento que a dívida tem, e as interrupções de prazo já ocorridas.
7. O que já corre contra o devedor: processos em andamento, execuções fiscais, outras cobranças, pedido de recuperação judicial ou falência, cessão do crédito a terceiro e seguro de crédito acionado.
8. Como formalizar: contrato de honorários, procuração com poderes específicos, cláusula de proteção de dados, termo de confidencialidade, protocolo dos documentos originais e um canal para informar pagamentos feitos diretamente à empresa.

Nada disso depende de escolher antes entre uma assessoria de cobrança e um escritório de advocacia. O inventário é o mesmo nos dois casos, e é ele que mostra qual dos dois faz sentido para cada faixa da carteira: a comparação entre os modelos, o que cada um pode fazer e quanto custam está no guia sobre empresa de cobrança ou escritório de advocacia.

Quem deve e quem garante: o que reunir sobre o devedor?

Sobre o devedor, reúna a identificação completa, o contato indicado no contrato, o quadro societário atualizado e a situação do CNPJ na data do encaminhamento, e não na data da venda. Parece burocrático, mas é o bloco que decide para onde vai a notificação, para onde vai a citação e se existe alguém além da empresa devedora respondendo pela dívida. Um cliente que mudou de endereço, trocou de sócios ou teve o CNPJ baixado exige estratégia diferente da que a empresa imaginava quando vendeu.

• Identificação: CNPJ ou CPF, razão social, nome fantasia, endereço da sede e das filiais que receberam a mercadoria ou o serviço.
• Contato para avisos: o e-mail, o telefone e o endereço que o próprio cliente indicou no contrato ou no cadastro, com a data em que indicou. É o contato que sustenta a notificação e, mais tarde, a tentativa de citação.
• Sócios e administradores: quadro societário atual, administradores com poderes de gestão e eventuais alterações recentes. Trocas de sócios às vésperas do atraso interessam.
• Situação atual: certidão ou consulta de situação cadastral, protestos em nome do devedor, negativações, processos em que ele é réu, pedido de recuperação judicial ou de falência.
• Quem mais responde: avalista, fiador (com a outorga do cônjuge, quando exigida), devedor solidário, empresa do mesmo grupo que assinou o pedido, seguradora de crédito.

A consulta feita antes de vender não serve para o encaminhamento: refaça a consulta na data em que a carteira vai ser trabalhada, porque protesto, execução fiscal e pedido de recuperação judicial aparecem entre uma data e outra. O roteiro dessa consulta, item por item, está no guia sobre consulta de CNPJ antes de vender a prazo. Se houver garantidor, localize o instrumento original: o guia sobre aval, fiança e garantias reais mostra o que cada garantia alcança e o que a torna inútil na hora de executar.

Qual documento prova a dívida e define se a cobrança é execução ou monitória?

O documento de origem define a via: com título executivo, a cobrança começa pela execução; com prova escrita sem força executiva, pela ação monitória; sem documento, resta a ação de cobrança comum, mais longa e dependente de testemunhas. O Código de Processo Civil lista como títulos executivos extrajudiciais "a letra de câmbio, a nota promissória, a duplicata, a debênture e o cheque" (art. 784, I) e "o documento particular assinado pelo devedor e por 2 (duas) testemunhas" (art. 784, III). Desde 2023, o mesmo artigo dispensa as testemunhas quando o documento é eletrônico: "Nos títulos executivos constituídos ou atestados por meio eletrônico, é admitida qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, dispensada a assinatura de testemunhas quando sua integridade for conferida por provedor de assinatura" (art. 784, § 4º). Um contrato assinado em plataforma de assinatura eletrônica, portanto, pode ser executado sem as duas testemunhas.

A ação monitória é a via de quem tem documento, mas não título: ela "pode ser proposta por aquele que afirmar, com base em prova escrita sem eficácia de título executivo, ter direito de exigir do devedor capaz: I - o pagamento de quantia em dinheiro" (art. 700 do CPC). Prova escrita, para o STJ, é o documento que revela probabilidade razoável do direito, e o Superior Tribunal de Justiça admite até documento produzido pelo próprio credor quando somado a outros elementos. Nota fiscal, contrato sem testemunhas, boletos, e-mails e mensagens em que o cliente reconhece a dívida entram nessa categoria. Duas súmulas do STJ, lidas em par, mostram a lógica: "O contrato de abertura de crédito, ainda que acompanhado de extrato da conta-corrente, não é título executivo" (Súmula 233), mas "O contrato de abertura de crédito em conta-corrente, acompanhado do demonstrativo de débito, constitui documento hábil para o ajuizamento da ação monitória" (Súmula 247). O mesmo documento que não executa sustenta a monitória, e o que faz a diferença é o demonstrativo que o acompanha. Vale para qualquer carteira: contrato mais demonstrativo, nota fiscal mais boletos, proposta mais e-mail de aceite.

Na venda de mercadoria, o documento que muda tudo é o comprovante de entrega. A duplicata aceita, isto é, assinada pelo comprador, executa-se "protestada ou não" (Lei 5.474/1968, art. 15, I). Sem aceite, a lei exige três coisas ao mesmo tempo: a cobrança judicial segue o rito dos títulos executivos extrajudiciais quando se tratar "de duplicata ou triplicata não aceita, contanto que, cumulativamente: a) haja sido protestada; b) esteja acompanhada de documento hábil comprobatório da entrega e do recebimento da mercadoria, permitida a sua comprovação por meio eletrônico; c) o sacado não tenha, comprovadamente, recusado o aceite, no prazo, nas condições e pelos motivos previstos nos arts. 7º e 8º desta Lei" (art. 15, II). A alínea b, na redação dada em 2022, aceita o registro eletrônico de entrega, e não só o canhoto de papel.

O Superior Tribunal de Justiça confirma esse trio. Ao julgar o AgInt no AREsp 2.616.689, em 30 de junho de 2026, a Quarta Turma registrou, por unanimidade: "A exequibilidade de duplicata sem aceite, instruída com protesto por indicação, nota fiscal e comprovante de entrega, encontra respaldo na jurisprudência desta Corte." A Terceira Turma seguiu a mesma linha em abril de 2026 (AgInt no AREsp 2.742.457) e já a aplicava em 2022 (AgInt no AREsp 2.042.266). Sobre quem assina o canhoto, o tribunal admitiu, em novembro de 2025, o comprovante assinado por quem recebe a mercadoria no estabelecimento do comprador, pela teoria da aparência (AREsp 2.932.315). O inverso também aparece: em junho de 2026, a Terceira Turma manteve decisão que afastou a execução de duplicata sem aceite justamente porque o comprovante de entrega não foi apresentado (AREsp 2.964.956). É por isso que, na carteira da confecção fictícia, as notas com canhoto e as notas sem canhoto não são a mesma coisa: as primeiras abrem a execução, com penhora e bloqueio desde o início; as segundas caem na monitória, que é mais lenta. Na prestação de serviço, o papel do canhoto é da ordem de serviço assinada, do relatório de horas aprovado ou do e-mail de aceite do entregável.

A nota fiscal sem comprovante de entrega não fica sem saída: ela é prova escrita e sustenta a ação monitória, com ou sem o canhoto, somada ao contrato, aos boletos e às mensagens. O que ela não dispensa é a prova de que a mercadoria saiu ou de que o serviço foi prestado, e essa prova pode vir de outros documentos. Num caso de fornecimento de alimentação hospitalar a ente público, a Segunda Turma manteve a improcedência da monitória porque a efetiva prestação do serviço não foi demonstrada (AgInt no AREsp 2.906.616, de dezembro de 2025). A lição serve para qualquer credor: o documento que prova a entrega é o que decide, antes mesmo da via escolhida.

A leitura completa de cada via está nos guias sobre execução de título extrajudicial, ação monitória e duplicata; quando não há contrato assinado, o guia sobre como cobrar cliente sem contrato assinado traz a escala de peso de cada prova. Para quem já emite duplicata escritural, a mudança é de forma, e não de exigência: ela dispensa o papel, mas não o protesto nem a prova da entrega (AgInt no REsp 2.080.263, Quarta Turma, de setembro de 2024). O detalhamento está no guia sobre duplicata escritural.

Preciso apresentar o original da duplicata ou do cheque, ou a cópia serve?

A cópia digitalizada serve, inclusive para executar, e o original passa a ser exigido quando o devedor alega um fato concreto contra o documento, como falsidade, adulteração ou circulação do título. O Código de Processo Civil equipara: fazem a mesma prova que os originais "as reproduções digitalizadas de qualquer documento público ou particular, quando juntadas aos autos pelos órgãos da justiça e seus auxiliares, pelo Ministério Público e seus auxiliares, pela Defensoria Pública e seus auxiliares, pelas procuradorias, pelas repartições públicas em geral e por advogados, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração" (art. 425, VI). No processo eletrônico, o STJ tem aplicado a regra também à execução: em junho de 2026, a Quarta Turma afastou a extinção de uma execução que a origem havia encerrado por falta da via original do título, porque o devedor não apontou fato concreto de falsidade ou de circulação (AgInt no AREsp 3.097.685), no mesmo sentido do que a Terceira Turma havia decidido em agosto de 2025 (AREsp 2.878.250); e, em execução de duplicata, a Quarta Turma admitiu a cobrança "sem a necessidade da apresentação do título em meio físico" (AgInt no AREsp 1.143.512, de dezembro de 2025).

Na ação monitória, a cópia já era admitida com clareza. Ao julgar o REsp 2.027.862, a Terceira Turma do STJ decidiu, por unanimidade, em 14 de março de 2023: "Partindo-se de uma interpretação teleológica do art. 700 do CPC/2015 e tendo em vista a efetividade da tutela jurisdicional e a primazia do julgamento do mérito, conclui-se que a simples cópia é documento hábil para lastrear o procedimento monitório, competindo ao juiz avaliar, em cada hipótese concreta, se a prova escrita apresentada revela razoável probabilidade de existência do direito." O acórdão faz uma ressalva importante para quem trabalha com cheque e nota promissória: "na hipótese de monitória fundada em título de crédito sujeito à circulação, também é possível a instrução do procedimento com simples cópia, mas desde que não tenha havido efetiva circulação, isto é, desde que o autor da ação ainda seja o portador da cártula." Se o título circulou, a cópia não resolve.

Nada disso autoriza descartar o papel. A contrapartida está no parágrafo seguinte, e é ela que interessa ao gestor: "Os originais dos documentos digitalizados mencionados no inciso VI deverão ser preservados pelo seu detentor até o final do prazo para propositura de ação rescisória" (art. 425, § 1º). E o juiz pode determinar o depósito em cartório ou secretaria da cópia digital de título executivo extrajudicial ou de documento relevante para a instrução do processo (art. 425, § 2º). Na prática: digitalize tudo, trabalhe com as cópias e mantenha os originais de cheques, notas promissórias, duplicatas físicas, contratos assinados à mão e instrumentos de garantia em lugar único, com protocolo de quem os guarda. Guardar o original não é formalidade: é o que responde, sem sobressalto, ao dia em que o devedor alegar adulteração ou o juízo pedir o documento.

Como conferir o valor antes de encaminhar?

Conferir o valor é reconstruir, título por título, o caminho entre o valor original e o saldo de hoje: vencimento, pagamentos parciais com data, devoluções, abatimentos, créditos do cliente e os encargos que o contrato prevê. A lei da duplicata reconhece esse acerto: no pagamento, podem ser deduzidos créditos do devedor por devolução de mercadorias, diferenças de preço, enganos verificados e pagamentos por conta, desde que devidamente autorizados (art. 10 da Lei 5.474/1968). O escritório vai recalcular e atualizar, mas a base vem da empresa, e erro de base vira cobrança indevida.

A ação monitória exige a conta pronta: a petição inicial explicita "a importância devida, instruindo-a com memória de cálculo" (CPC, art. 700, § 2º, I). Se a dívida tem data de vencimento, o cliente já está em mora desde ela, porque "o inadimplemento da obrigação, positiva e líquida, no seu termo, constitui de pleno direito em mora o devedor" (Código Civil, art. 397); não havendo termo, a mora depende de interpelação. Sobre multa, juros e correção, cite apenas o que o contrato prevê; o critério legal, quando não há cláusula, está no guia sobre juros de mora e correção monetária.

Dois cuidados evitam o pior erro desta etapa. O primeiro é cruzar a lista com o extrato bancário e com as baixas do sistema antes de encaminhar, porque dívida já paga não pode ser cobrada: cobrar em juízo valor já recebido expõe a empresa à sanção do art. 940 do Código Civil, que o STJ condiciona à má-fé do credor (Tema 622). O segundo é manter o canal aberto depois do encaminhamento: pagamento recebido diretamente pela empresa precisa ser informado no mesmo dia ao escritório. O guia sobre cobrança indevida detalha o que cada erro de valor custa.

O que do histórico de cobrança interessa ao escritório?

Do histórico de cobrança interessa tudo o que tem data, autor identificado e resposta do devedor, porque é isso que vira prova e, às vezes, prazo novo. Uma frase do cliente dizendo que vai pagar na semana seguinte não é apenas um registro: o Código Civil determina que a interrupção da prescrição, "que somente poderá ocorrer uma vez, dar-se-á: [...] VI - por qualquer ato inequívoco, ainda que extrajudicial, que importe reconhecimento do direito pelo devedor" (art. 202). O protesto cambial também interrompe (art. 202, III). Interrompida uma vez, a contagem recomeça, e não se interrompe de novo.

1. Mensagens e e-mails exportados na íntegra, com data, número ou endereço do remetente e do destinatário, e não prints soltos.
2. Notificações extrajudiciais enviadas, com a prova de entrega ao contato indicado no contrato.
3. Propostas de acordo feitas pela empresa e respostas do cliente, inclusive as recusas.
4. Reconhecimentos de dívida por escrito, com data, porque interrompem a prescrição uma única vez.
5. Protestos lavrados, com a certidão do cartório, e cartas de anuência já emitidas.
6. Negativações vigentes, com a data da inclusão e o cadastro utilizado.
7. Acordos anteriores, com o que foi cumprido e o que voltou a atrasar.

Os textos que produzem esse histórico estão no guia sobre modelos de mensagem de cobrança, e o valor probatório de cada canal, no guia sobre cobrança por WhatsApp e e-mail. Se a empresa ainda não notificou formalmente, o guia sobre notificação extrajudicial mostra quando ela compensa; a escolha entre protestar e negativar está no guia sobre protesto de título e negativação. Um aviso útil: o tabelião examina apenas os caracteres formais do título, "não cabendo ao Tabelião de Protesto investigar a ocorrência de prescrição ou caducidade" (Lei 9.492/1997, art. 9º), de modo que protestar título vencido há tempo demais é risco do credor, não do cartório.

Quanto tempo tenho para cobrar cada tipo de documento?

O prazo depende do documento, e não do tamanho da dívida. A regra geral do Código Civil é de dez anos: "A prescrição ocorre em dez anos, quando a lei não lhe haja fixado prazo menor" (art. 205). Mas há prazos menores que alcançam a maior parte das carteiras: prescreve em três anos "a pretensão para haver o pagamento de título de crédito, a contar do vencimento, ressalvadas as disposições de lei especial" (art. 206, § 3º, VIII), e em cinco anos "a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular" (art. 206, § 5º, I) e "a pretensão dos profissionais liberais em geral, procuradores judiciais, curadores e professores pelos seus honorários, contado o prazo da conclusão dos serviços, da cessação dos respectivos contratos ou mandato" (art. 206, § 5º, II).

A fronteira entre cinco e dez anos é a que mais gera confusão, e ela depende de o documento trazer valor certo e exigível. A nota fiscal fica do lado dos cinco anos: as Turmas de direito privado do STJ têm equiparado as notas fiscais a instrumento particular, de modo que a cobrança do preço nelas documentado prescreve em cinco anos (Código Civil, art. 206, § 5º, I), como decidiram a Quarta Turma em maio de 2022 (AgInt no REsp 1.274.545) e em junho de 2024 (AgInt no AREsp 2.492.875) e a Terceira Turma em junho de 2025 (AREsp 2.851.189). Os dez anos ficam para o inadimplemento contratual sem valor líquido no documento. Ao julgar o EREsp 1.280.825, em 27 de junho de 2018, a Segunda Seção do STJ assentou, por maioria: "Nas controvérsias relacionadas à responsabilidade contratual, aplica-se a regra geral (art. 205 CC/02) que prevê dez anos de prazo prescricional e, quando se tratar de responsabilidade extracontratual, aplica-se o disposto no art. 206, § 3º, V, do CC/02, com prazo de três anos." E acrescentou: "Por observância à lógica e à coerência, o mesmo prazo prescricional de dez anos deve ser aplicado a todas as pretensões do credor nas hipóteses de inadimplemento contratual, incluindo o da reparação de perdas e danos por ele causados." A Terceira Turma aplicou esses dez anos em maio de 2026, por unanimidade, a uma cobrança fundada em instrumento particular em que a origem havia afastado a liquidez da dívida (AgInt nos EDcl no REsp 2.228.765). O ponto prático é este: nota fiscal e contrato com valor certo seguem os cinco anos; contrato descumprido, sem valor líquido no instrumento, segue os dez; e título de crédito segue a lei especial. O enquadramento se discute caso a caso, e quem classifica é o escritório, com o documento na mão.

Nos títulos, a lei especial fala mais alto. A execução da duplicata prescreve "contra o sacado e respectivos avalistas, em 3 (três) anos, contados da data do vencimento do título" e "contra endossante e seus avalistas, em 1 (um) ano, contado da data do protesto" (Lei 5.474/1968, art. 18, I e II). O cheque tem dois relógios: "o cheque deve ser apresentado para pagamento, a contar do dia da emissão, no prazo de 30 (trinta) dias, quando emitido no lugar onde houver de ser pago; e de 60 (sessenta) dias, quando emitido em outro lugar do País ou no exterior" (Lei 7.357/1985, art. 33), e depois disso "prescrevem em 6 (seis) meses, contados da expiração do prazo de apresentação", as ações de execução do portador (art. 59). Perdida a execução, sobra a monitória, e aí o relógio é outro, fixado pelo STJ: "É admissível a ação monitória fundada em cheque prescrito" (Súmula 299), e "O prazo para ajuizamento de ação monitória em face do emitente de cheque sem força executiva é quinquenal, a contar do dia seguinte à data de emissão estampada na cártula" (Súmula 503). Para a nota promissória, vale a mesma lógica: "O prazo para ajuizamento de ação monitória em face do emitente de nota promissória sem força executiva é quinquenal, a contar do dia seguinte ao vencimento do título" (Súmula 504). E quem cobra cheque prescrito não precisa explicar de onde veio a dívida: "Em ação monitória fundada em cheque prescrito ajuizada contra o emitente, é dispensável a menção ao negócio jurídico subjacente à emissão da cártula" (Súmula 531). Mesmo prescrito o título, a relação que o originou continua cobrável, porque "salvo prova de novação, a emissão ou a transferência do cheque não exclui a ação fundada na relação causal, feita a prova do não-pagamento" (Lei 7.357/1985, art. 62). Ainda no cheque, a ação de enriquecimento contra o emitente prescreve em dois anos, contados do fim do prazo de execução (art. 61).

Um alerta sobre o prazo de três anos, que costuma ser invocado fora de lugar: ele alcança o título de crédito e a pretensão de enriquecimento sem causa, como a Quarta Turma do STJ reafirmou em maio de 2026 num pedido de reembolso, e não de cobrança do preço (AREsp 2.915.827); a cobrança do preço documentado em nota fiscal segue os cinco anos. Quem trata a nota fiscal como se prescrevesse em três anos encurta a própria carteira; quem a trata como se prescrevesse em dez, perde o prazo.

A consequência operacional é uma só: ordene a carteira pela data limite de cada título, e não pelo valor. As três notas de 2021 da confecção fictícia entram na frente das notas de julho, mesmo valendo menos. Separe o que vence em menos de seis meses e trate como urgente. Anote as interrupções que já ocorreram, porque elas só valem uma vez. O panorama completo dos prazos está no guia sobre prescrição de dívidas. Quanto à dívida já prescrita, a orientação é não incluí-la na carteira de cobrança sem sinalizar: a Terceira Turma do STJ tem decidido, na maior parte dos casos, que não se cobra dívida prescrita nem fora da Justiça, há decisão da mesma Turma em sentido diverso e a Segunda Seção ainda vai fixar a tese no Tema 1.264, afetado com suspensão nacional.

Qual documento prova o quê, em que prazo e onde ele costuma estar?

A tabela abaixo cruza as quatro perguntas que o gestor precisa responder para cada linha da carteira: o que o documento prova, qual via ele abre, qual é o prazo que corre e em que setor da empresa ele costuma estar guardado. É a folha de rosto do inventário.

Como saber se a carteira vale a pena antes de contratar?

A carteira vale a pena quando cinco respostas, dadas cliente a cliente, apontam para o mesmo lado: valor que suporta o custo, prazo que ainda corre, documento que abre uma via rápida, devedor com atividade e patrimônio, e alguém a mais respondendo pela dívida. Essa triagem é feita pelo próprio gestor, com o inventário na mão, antes de assinar honorários. Ela não garante recuperação; serve para decidir o que entra, o que espera e o que sai.

1. Valor: o saldo do cliente comporta custas, honorários e tempo? Dívidas pequenas do mesmo devedor somam-se numa única ação; dívidas pequenas de devedores diferentes raramente compensam individualmente.
2. Prazo: quanto falta para a data limite daquele título? Menos de seis meses é prioridade; prazo vencido exige decisão específica, e não encaminhamento silencioso.
3. Documento: há título executivo, prova escrita ou só palavra? Essa resposta define a via, o tempo do processo e a chance de penhora cedo.
4. Devedor: o CNPJ está ativo, a empresa fatura, tem imóveis, veículos, recebíveis ou contratos públicos? Devedor baixado, em recuperação judicial ou em falência não encerra a cobrança, mas muda a estratégia.
5. Garantia: existe avalista, fiador ou bem dado em garantia? O segundo patrimônio costuma ser o que faz a diferença entre uma execução parada e um acordo.

A regra de decisão que a TVR usa é simples de aplicar: cliente com documento fraco, devedor inativo e valor baixo, os três ao mesmo tempo, não vai para cobrança judicial; vai para tentativa final de acordo, para cessão ou para baixa contábil. O resto vai, priorizado pela data limite e, dentro dela, pelo valor. As faixas de custo de cada medida estão no guia sobre quanto custa uma ação de cobrança; a alternativa de vender a carteira está no guia sobre cessão de crédito; e, se a triagem revelar cliente em recuperação judicial, o caminho é a habilitação do crédito, explicada no guia sobre recuperação judicial do cliente devedor.

O que colocar na planilha de clientes em atraso?

A planilha de clientes em atraso tem uma linha por título, e não por cliente, porque prazo, documento e via se contam por título. Um cliente com seis notas vencidas ocupa seis linhas, e é comum que duas delas já tenham prescrito enquanto as outras quatro seguem executáveis. As colunas abaixo cobrem o que o escritório vai perguntar e o que a própria empresa precisa para acompanhar.

• Cliente, CNPJ ou CPF e contato indicado no contrato.
• Título: tipo e número; origem: nota fiscal, contrato, ordem de serviço ou mensalidade.
• Emissão, vencimento e faixa de atraso.
• Valor original, pagamentos e créditos, saldo e encargos previstos no contrato.
• Comprovante de entrega ou de execução: sim ou não, e onde está.
• Aceite: sim ou não; protesto: data; negativação: sim ou não.
• Último contato, resposta do cliente e reconhecimento de dívida com data.
• Garantidor, quando houver, e onde está o instrumento.
• Data limite de cobrança daquele título.
• Processos, recuperação judicial ou falência do devedor.
• Observações: devoluções, disputa de qualidade, pedido de desconto, promessa em aberto.

A faixa de atraso sai do vencimento e organiza a leitura da carteira inteira: o que fazer em cada faixa está no guia sobre estratégia de cobrança por aging. Se a empresa ainda não tem a régua de cobrança que alimenta a coluna de último contato, o ponto de partida é o guia sobre como cobrar cliente inadimplente.

Posso compartilhar os dados dos clientes com o escritório? O que a LGPD exige?

A empresa pode compartilhar com o escritório os dados necessários à cobrança, e não precisa de consentimento do devedor para isso. A Lei Geral de Proteção de Dados lista as hipóteses que autorizam o tratamento, entre elas "quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados", "quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais" e "para a proteção do crédito, inclusive quanto ao disposto na legislação pertinente" (art. 7º, V, IX e X). Duas observações completam o quadro: a lei alcança dados de pessoa natural, como sócio, avalista, fiador, aluno, paciente ou o contato do financeiro, e não os dados do CNPJ em si; e a empresa segue como controladora, enquanto o escritório atua como operador, porque "o operador deverá realizar o tratamento segundo as instruções fornecidas pelo controlador, que verificará a observância das próprias instruções e das normas sobre a matéria" (art. 39).

O limite é a finalidade. A lei impõe a "limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados" (art. 6º, III) e a exatidão e atualização dos dados (art. 6º, V). Quem causa dano por tratamento irregular responde, seja controlador, seja operador (art. 42). Na prática, isso significa separar o que tem relação com a dívida do que não tem. Fica na empresa:

• Dados sensíveis sem relação com a cobrança: prontuário e informações de saúde do paciente, histórico escolar e laudos do aluno, dados de filiação sindical ou religiosa.
• Dados bancários completos de terceiros, senhas e acessos a sistemas da empresa.
• Documentos de outros clientes que estejam na mesma pasta digital.
• Conversas pessoais e assuntos alheios à dívida no mesmo arquivo exportado.
• Dados de familiares que não são avalistas nem fiadores.
• A base inteira de clientes, incluindo os adimplentes: vai apenas a carteira em atraso.
• Cópias de documentos pessoais que a cobrança não exige naquele momento.

O caminho de compartilhamento também conta: use canal com controle de acesso, e não grupo de mensagens, mantenha registro do que foi disponibilizado e defina desde o início o que acontece com os dados ao fim do trabalho, se serão devolvidos ou eliminados. A leitura completa das obrigações do credor está no guia sobre cobrança de dívidas e LGPD.

O que eu assino e o que peço de volta?

O gestor assina três documentos e pede de volta dois. Assina o contrato de honorários, a procuração e a cláusula de proteção de dados (ou o termo de confidencialidade que a contenha); pede de volta o protocolo dos documentos originais e o acesso ao acompanhamento da carteira. O item que mais passa despercebido é a procuração, e ele decide se o escritório pode fechar acordo.

O Código de Processo Civil determina que "o advogado não será admitido a postular em juízo sem procuração, salvo para evitar preclusão, decadência ou prescrição, ou para praticar ato considerado urgente" (art. 104), caso em que a procuração deve ser exibida em 15 dias, prorrogáveis por igual período (art. 104, § 1º); não ratificado, o ato é ineficaz em relação a quem seria representado, e o advogado responde pelas despesas e por perdas e danos (art. 104, § 2º). E o código delimita o alcance da procuração comum: "A procuração geral para o foro, outorgada por instrumento público ou particular assinado pela parte, habilita o advogado a praticar todos os atos do processo, exceto receber citação, confessar, reconhecer a procedência do pedido, transigir, desistir, renunciar ao direito sobre o qual se funda a ação, receber, dar quitação, firmar compromisso e assinar declaração de hipossuficiência econômica, que devem constar de cláusula específica" (art. 105). Numa carteira de cobrança, transigir, receber e dar quitação são exatamente o que se espera do escritório: sem cláusula específica, cada acordo volta à mesa do gestor para assinatura.

1. Contrato de honorários: escopo (extrajudicial, judicial ou os dois), forma de remuneração, honorários de êxito, quem adianta custas e despesas de cartório, critério de reembolso e regra para clientes que pagarem direto à empresa.
2. Procuração com poderes específicos para transigir, receber e dar quitação (CPC, art. 105), além dos poderes gerais do foro.
3. Cláusula de proteção de dados: finalidade, dados envolvidos, papel de controlador e de operador (LGPD, art. 39), medidas de segurança e destino dos dados ao fim do trabalho.
4. Termo de confidencialidade cobrindo a carteira, os preços praticados e as informações comerciais que aparecem nos documentos.
5. Protocolo de documentos originais: lista do que ficou com o escritório e do que ficou na empresa, com data e assinatura, lembrando que os originais digitalizados devem ser preservados (CPC, art. 425, § 1º).
6. Canal e prazo de atualização: como a empresa informa pagamentos recebidos diretamente, no mesmo dia, e como o escritório informa acordos, protestos e citações.
7. Acompanhamento: relatórios periódicos ou acesso a painel com a posição de cada título.

Quanto custa chegar organizado e quanto custa chegar sem inventário?

Chegar organizado custa horas do financeiro; chegar sem inventário custa meses de processo e honorários gastos em devedores que não iam pagar. A comparação abaixo usa faixas e depende sempre do caso concreto, do tribunal e do devedor; nenhuma delas é promessa de recuperação.

1. Carteira com título executivo (duplicata aceita, ou não aceita com protesto e comprovante de entrega; cheque no prazo; confissão de dívida assinada): execução direta, pedido de penhora e busca de ativos já no início, e honorários de sucumbência fixados em regra entre 10% e 20% sobre o devedor.
2. Carteira com prova escrita (nota fiscal sem canhoto, contrato sem testemunhas, e-mails e mensagens com reconhecimento): ação monitória; sem embargos, o mandado vira título em pouco tempo; com embargos, o caso segue como processo de conhecimento e pode levar de um a três anos.
3. Carteira com prova fraca (pedido verbal, entrega sem registro): ação de cobrança comum, mais longa, com o custo adicional de reconstruir a prova por testemunhas.
4. Carteira sem triagem: custas e honorários gastos com devedores baixados, dívidas prescritas ou já pagas, além do desgaste de cobrar quem não devia ser cobrado.
5. O custo de organizar: algumas dezenas de horas do financeiro, uma planilha e uma pasta por cliente. É o investimento de menor custo e maior efeito de toda a cobrança, e ele é feito uma vez.

Como organizar a carteira, passo a passo?

A organização da carteira segue doze passos, na ordem abaixo. A confecção fictícia do começo deste guia levou duas semanas para percorrê-los com uma pessoa do financeiro dedicada meio período, e descobriu no caminho que quatro dos 22 clientes não deviam ir para cobrança judicial.

1. Listar os clientes em atraso numa planilha única, um título por linha, com as colunas indicadas acima.
2. Para cada linha, localizar o documento de origem (contrato, pedido ou nota fiscal) e o comprovante de entrega ou de execução; marcar o que não existe, em vez de deixar em branco.
3. Conferir o saldo: pagamentos parciais, devoluções, créditos e encargos previstos no contrato, anotando a data do cálculo.
4. Anotar a data limite de cobrança de cada título e ordenar a carteira por ela; separar o que vence em menos de seis meses.
5. Reunir o histórico da cobrança: mensagens exportadas, notificações com prova de entrega, propostas, respostas, reconhecimentos de dívida, protestos, negativações e acordos.
6. Localizar garantias e documentos originais (cheques, notas promissórias, duplicatas físicas, contratos assinados) e guardá-los em lugar único, com protocolo interno.
7. Refazer a consulta de cada devedor: situação cadastral, quadro societário, protestos, processos, recuperação judicial ou falência.
8. Fazer a triagem pelas cinco perguntas e decidir o que vai para cobrança judicial, o que vai para cessão ou baixa e o que ainda pode ser resolvido por acordo direto.
9. Separar o que fica na empresa: dados sensíveis, documentos de terceiros, base de clientes adimplentes e arquivos sem relação com a dívida.
10. Formalizar o início do trabalho: contrato de honorários, procuração com poderes específicos, cláusula de dados, confidencialidade, protocolo de originais e canal para avisar pagamentos diretos no mesmo dia.
11. Acompanhar e manter a planilha viva: novos atrasos entram, pagamentos saem, acordos mudam de status.
12. Corrigir na origem o que faltou: comprovante de entrega em toda venda, aceite eletrônico, contrato com assinatura eletrônica, contato de notificação no cadastro e garantia nas vendas de maior valor.

Quais erros na hora de encaminhar custam mais caro?

Os erros mais caros do encaminhamento não são jurídicos, são de organização, e todos eles aparecem depois, quando já custaram tempo. Os oito abaixo são os que a TVR encontra com mais frequência no início de uma carteira.

1. Dar a nota fiscal por perdida sem procurar o canhoto na transportadora ou o registro eletrônico de entrega: é a diferença entre executar e ajuizar monitória.
2. Não conferir pagamentos parciais e devoluções: o valor errado atrasa o início, gera discussão e pode virar cobrança indevida.
3. Entregar a carteira sem ordenar pela data limite: o título que prescreve em três meses fica na fila atrás do que prescreve em cinco anos.
4. Não saber quem está com o original do cheque, da nota promissória ou da duplicata física: a cópia instrui o processo, mas o juízo pode pedir o papel e a alegação de adulteração exige tê-lo.
5. Assinar procuração sem poderes específicos: o escritório não transige, não recebe e não dá quitação (CPC, art. 105), e cada acordo trava.
6. Compartilhar a base inteira de clientes, com adimplentes e dados sem relação com a dívida, contrariando o mínimo necessário (LGPD, art. 6º, III).
7. Receber pagamento direto e não avisar no mesmo dia: a cobrança segue contra quem já pagou, com risco de sanção (Código Civil, art. 940).
8. Incluir dívida prescrita ou cliente em recuperação judicial sem sinalizar: são casos que exigem decisão própria, e não o mesmo rito dos demais.

O que este guia não promete?

Este guia organiza decisões e não garante resultado. As ressalvas abaixo delimitam o que foi afirmado aqui.

• Nem toda nota fiscal se executa: sem aceite, a execução da duplicata exige, ao mesmo tempo, protesto e comprovante de entrega (Lei 5.474/1968, art. 15, II), e o STJ já afastou a execução quando o comprovante não foi apresentado (AREsp 2.964.956).
• A cópia digitalizada serve para a monitória e também para a execução no processo eletrônico (CPC, art. 425, VI), com a ressalva do título de crédito que circulou (REsp 2.027.862). O original continua sendo guardado e protocolado, porque o juízo pode pedi-lo e a alegação motivada de adulteração reabre a discussão (CPC, art. 425, §§ 1º e 2º).
• O prazo do contrato nem sempre é de dez anos: nota fiscal e instrumento com valor certo prescrevem em cinco anos (Código Civil, art. 206, § 5º, I), e os dez anos ficam para o inadimplemento contratual sem valor líquido no documento (art. 205; EREsp 1.280.825, julgado por maioria). O enquadramento se discute caso a caso.
• A triagem não garante recuperação: são critérios de priorização, sem percentual de sucesso.
• A Lei Geral de Proteção de Dados não exige consentimento do devedor nem proíbe o compartilhamento com o escritório: exige base legal, finalidade definida e mínimo necessário.
• A procuração habilita o advogado, mas não define a estratégia: ela depende do documento, do devedor e do prazo.
• Encaminhar a carteira não encerra o trabalho da empresa: pagamentos recebidos diretamente precisam ser informados no mesmo dia.
• A duplicata escritural não dispensa o inventário: ela muda a forma de provar a entrega e o aceite, e o comprovante continua sendo exigido.
• A cobrança extrajudicial de dívida prescrita ainda será definida pela Segunda Seção do STJ no Tema 1.264, e a própria Terceira Turma tem decisões nos dois sentidos.

Que checklist usar antes de encaminhar a carteira?

O checklist abaixo resume os oito blocos em doze conferências rápidas. Se todas estiverem marcadas, a primeira reunião com o escritório começa pela estratégia, e não pela reconstrução da papelada.

1. Cada título tem uma linha na planilha, com valor original, pagamentos, saldo e data do cálculo.
2. Cada linha tem documento de origem identificado e localizado.
3. Cada venda de mercadoria ou serviço tem comprovante de entrega ou de execução, ou a ausência está marcada.
4. Os originais de cheques, notas promissórias, duplicatas físicas e contratos estão em lugar único, com registro de quem os guarda.
5. A data limite de cobrança está anotada por título, e a carteira está ordenada por ela.
6. O histórico de cobrança está exportado, com datas, respostas e reconhecimentos de dívida.
7. Protestos, negativações e acordos anteriores estão registrados, com certidões.
8. A consulta de cada devedor foi refeita na data do encaminhamento.
9. Garantidores estão identificados e os instrumentos de garantia, localizados.
10. A triagem foi feita e a carteira está dividida entre cobrança judicial, acordo direto, cessão e baixa.
11. O que fica na empresa está separado: dados sensíveis, documentos de terceiros e clientes adimplentes.
12. A formalização está pronta: contrato de honorários, procuração com poderes específicos, cláusula de dados, confidencialidade, protocolo de originais e canal para avisar pagamentos diretos.

Como a TVR conduz o início da cobrança?

A TVR conduz o início da cobrança percorrendo esse inventário junto com o gestor, e não depois dele. Na prática, são quatro movimentos. O primeiro é a leitura da carteira com o cliente: título por título, qual documento existe, qual via ele abre, quanto tempo ainda corre e qual a ordem de prioridade. O segundo é a classificação, que separa o que vai para execução, o que vai para ação monitória, o que ainda se resolve por acordo e o que não deve ir para a Justiça. O terceiro é a formalização, com contrato de honorários claro, procuração com os poderes específicos que a cobrança exige e cláusula de proteção de dados que define o papel de cada parte. O quarto é a prevenção, que corrige na origem o que faltou: comprovante de entrega em toda operação, assinatura eletrônica nos contratos, contato de notificação no cadastro e garantia nas vendas de maior valor, para que a próxima carteira já nasça cobrável.

Todo esse acompanhamento roda no painel próprio do escritório, plataforma desenvolvida pela TVR onde o cliente enxerga em tempo real a carteira, os títulos em cobrança, os acordos em curso, os valores recuperados e os indicadores da operação. Se a sua empresa tem clientes em atraso e está decidindo o que fazer com eles, agende uma reunião de diagnóstico gratuito em tvradv.com.br. Olhamos juntos a carteira, quem deve, quanto, desde quando e qual o melhor caminho para cada caso.

Vamos conversar.
O primeiro passo é o diagnóstico.

Em uma conversa inicial, entendemos a sua operação e mostramos quanto da sua carteira ainda dá para recuperar e como transformar inadimplência em caixa.